Une mise en candidature se compose de sept documents.
- Une lettre d’introduction du proposant principal
- Notice académique (maximum de 70 mots)
- Évaluation détaillée (maximum de 1200 mots)
- Une déclaration par le candidat (maximum de 500 mots)
- Deux lettres de répondants (maximum de 750 mots)
- Une brève biographie de chacun des répondants (maximum de 250 mots)
- Un CV (maximum de 10 pages)
Une lettre d'introduction du principal proposant
Le parrain principal doit, sauf dans le cas d’une candidature institutionnelle, être Membre du Collège ou membre de la Société. Lorsque la candidature est présentée par un membre institutionnel, le parrain principal doit être le président ou le directeur général de l’université ou de l’organisation.
La lettre du proposant principal introduit la candidature. La lettre sera d’environ une page, détaillera les moments forts de la carrière du candidat, démontrera les raisons pour lesquelles le candidat répond aux critères et expliquera si le candidat a interrompu sa carrière à un moment donné. La lettre devra énumérer les noms des répondants, dont les lettres seront également jointes à la candidature, et expliquer brièvement pourquoi ces répondants ont été choisis.
Le dossier sera examiné par des personnes en dehors du domaine d’étude. Il serait utile pour la lettre de motivation à définir le niveau habituel de publications et des subventions pour le domaine d'études du candidat.
La lettre de mise en candidature ne doit pas répéter l’information de l’évaluation détaillée du proposant; l’information ne doit pas non plus être réécrite dans une lettre de recommandation additionnelle. Les comités ne prennent pas en compte les déclarations ayant un caractère de recommandation contenues dans les lettres de présentation.
Notice académique (maximum de 70 mots)
Les notices académiques ne dépasseront pas 70 mots. Une notice devrait se concentrer sur les contributions originales du candidat à la recherche et au savoir, et elle devrait être rédigée de manière à être comprise des non-spécialistes. D’habitude, elle ne joue aucun rôle dans l’évaluation d’une candidature par le Comité de sélection, étant donné que l’information qu’elle contient sera répétée dans l’évaluation détaillée. Comme il n’existe aucune forme standard pour les notices académiques, elles devraient comprendre au moins les informations de base suivantes : le nom au complet du candidat, son université ou autre institution affiliée et sa discipline ou son domaine artistique.
Évaluation détaillée (maximum de 1200 mots)
L’évaluation détaillée est l’occasion pour les proposants principaux de retracer la carrière du candidat d’une manière qui indique clairement comment celui-ci satisfait les critères statutaires de l’élection et pourquoi il mérite d’être élu. L’évaluation détaillée n’est pas une recommandation. Par conséquent, elle ne devrait pas contenir d’informations sur la façon dont le proposant principal a connu le candidat. Habituellement, l’évaluation détaillée répétera toute information importante sur les réalisations du candidat qui apparaît dans la notice. L’évaluation devrait être aussi technique que nécessaire pour décrire les contributions du candidat, mais elle ne devrait pas être à ce point technique que les membres du Comité de sélection des autres disciplines ne pourraient faire une évaluation fiable des travaux du candidat. Il est important que l’évaluation détaillée soit composée dans un langage non technique pouvant être compris par tous les membres de la division concernée. L’évaluation détaillée devrait exprimer explicitement comment et pourquoi les travaux du candidat sont originaux et importants. La liste des prix et des bourses du candidat est très utile pour évaluer l’impact des travaux de ce candidat. L’évaluation devrait également se référer à l’impact national et international de la carrière du candidat ainsi qu’à la réputation que le candidat a acquise. Par exemple, mention devrait être faite de l’élection à des organismes scientifiques internationaux importants, de la publication dans des revues étrangères et internationales de premier ordre, de la traduction de documents techniques ou autres matériaux dans des langues étrangères, des invitations à occuper des postes de maître de conférences reconnus dans des universités étrangères, des propositions de service dans des comités consultatifs scientifiques d’organismes internationaux et d’organisations non gouvernementales de premier plan, et autant d’indices (comme, dans certaines disciplines, les index de citations) pouvant démontrer l’impact et la réputation du candidat.
Déclaration par le candidat (maximum de 500 mots)
L'adhésion au Collège n’est pas qu’un titre honorifique. Le candidat doit rédiger une déclaration de 500 mots reflétant la manière dont son travail contribuera au Collège pendant son mandat de sept ans. Le Collège de nouveaux chercheurs est le tout premier organisme canadien de reconnaissance multidisciplinaire destiné à la nouvelle génération d’intellectuels canadiens. Au-delà de l’aspect honorifique, le Collège est également une organisation de scientifiques, d’artistes et de chercheurs dans le domaine des lettres et sciences humaines, des sciences sociales et des sciences qui aspirent à surmonter les frontières académiques et disciplinaires dans le but d’améliorer le savoir. C’est un mélange de disciplines, de diversité, de créativité et d’excellence, incarné par le Collège afin de faire face aux défis du monde d’aujourd’hui. Le Collège joue un rôle actif dans la société à de nombreux niveaux, par l’engagement au sein du gouvernement, par nos communautés et par nos établissements issus du K-12 et au-delà. Nous invitons les candidats à présenter leur vision de leur rôle personnel et/ou académique au sein du Collège à un moment donné de leur mandat de 7 ans.
Les candidats peuvent décrire l’impact de leurs travaux sur la communauté, que celle-ci soit la communauté locale, la communauté entourant l’exécution de leurs recherches ou leur communauté académique. Les candidats peuvent décrire la manière dont la nature interdisciplinaire de leurs travaux leur a permis de s’engager auprès d’autres chercheurs issus de disciplines différentes et contribuera à la mise en place du programme diversifié et interdisciplinaire du Collège. Les candidats peuvent se pencher sur la question de leurs propres objectifs afin de s’engager dans différentes activités que le Collège s’efforce d’entreprendre, qu’il s’agisse de conseil au public sur des problématiques d’importance nationale ou d’engagement auprès de communautés locales/régionales/internationales sur des problématiques qui leur sont propres.
Nous voulons que les candidats réfléchissent aux manières dont ils apporteront leur contribution au Collège, à un moment donné de leur mandat. Leur participation pourrait consister en un travail au sein des comités, un spectacle, une exposition, une recherche collaborative, une recherche publique-académique, ou bien d’autres possibilités offertes grâce à la composition unique du Collège et de ses missions.
Deux lettres de répondants (maximum de 750 mots)
Une bonne lettre de recommandation révélera habituellement : (a) la connaissance directe et personnelle que le répondant a du candidat et de son oeuvre; (b) l’originalité, l’impact et la portée de la carrière du candidat; (c) la réputation nationale et internationale du candidat; et (d) toute autre information pertinente indiquant les contributions substantielles apportées par le candidat aux arts, aux lettres, aux sciences humaines, aux sciences sociales ou aux sciences.
Un grand nombre de publications originales au cours d’une longue carrière peut ne pas avoir plus d’impact qu’un petit nombre. La tâche du répondant consiste à indiquer quel a été l’impact de la carrière universitaire du candidat.
Les bonnes lettres de recommandation constituent un « argument de poids ». Les affirmations sur la qualité du travail devraient être appuyées par des références à quelques sources objectives pouvant les confirmer. Des déclarations comme « il a gagné un prix X pour la meilleure publication dans Y domaine » ou « il a gagné un prix pour le meilleur article de l’année publié dans la revue Z » ou encore « il a été cité 400 fois » sont des preuves de qualité.
Lorsqu’on parle d’impact, il est utile d’indiquer de quelle manière le travail du candidat a eu un impact pratique ou théorique sur la discipline en question. Des déclarations comme « il a inventé une nouvelle théorie qui a entraîné XXX » ou « il a publié une critique de XYZ qui a déclenché un grand débat sur ABC » ou encore « il a créé un produit qui a changé la manière de XYZ » sont utiles pour déterminer l’impact du candidat.
Les mesures extérieures, comme des index de citations, devraient également être mentionnées dans les lettres si elles constituent des outils actuels d’évaluation dans la discipline en question. Une erreur courante des répondants consiste à établir une analogie entre le procédé et le mandat ou procédé de promotion. Les affirmations d’ordre général comme « c’est un grand professeur », « il a été un excellent directeur de département », « c’est un collègue précieux » ou « il est bienveillant lorsqu’il lit et critique des manuscrits » n’ont pas vraiment de poids auprès du Comité de sélection.
Même si les répondants peuvent être des personnes ayant collaboré avec les candidat, ils doivent révéler dans leur lettre la nature et l'importance de leur relation avec le candidat.
Une brève biographie de chacun des répondants (maximum de 250 mots)
Il est important de joindre à la lettre de recommandation une brève biographie (ne dépassant pas 250 mots) de chacun des répondants. Si le répondant possède un site Web, il est également utile de fournir le lien de ce site Web.
Le CV du candidat devrait être dans un format standard pour les tri-conseils ou standard pour leur champ d'étude, et doit comprendre l'entièreté de leur carrière.