1. Objectif
En tant que comité permanent du Conseil d'administration, le comité de gouvernance et d'éthique se concentre sur les responsabilités juridiques, éthiques et fonctionnelles à l'appui de l'élaboration des politiques et des activités.
Le président ou le Conseil d'administration peut demander au comité de gouvernance et d'éthique de se pencher sur des questions liées à la gouvernance et aux activités de la SRC, y compris les Statuts, les politiques et les procédures, et de formuler des recommandations à cet égard. Ces questions comprennent la politique de dénonciation des abus de la SRC et des thématiques relatives à la conduite, au mandat des comités du Conseil, désignation des membres siégeant au sein du Conseil d'administration et/ou de comités du Conseil d'administration, aux descriptions de fonction pour les postes de président et de directeur général, et au processus d'autoévaluation auquel fait recours le Conseil.
2. Composition
Le comité est composé des vice-présidents de la SRC (présidents du Collège de la SRC et des académies de la SRC) et est présidé par le président élu ou le président sortant de la SRC. Deux autres membres supplémentaires pourraient être nommés au sein du comité afin d'assurer l'équité, la diversité et l'inclusion dans les délibérations et les recommandations du comité.
Lors de sa réunion organisationnelle tenue conjointement avec chaque assemblée générale annuelle des membres, le Conseil nomme les membres du comité pour l'année suivante. Le Conseil peut en tout temps révoquer ou remplacer tout membre du comité et peut combler tout poste vacant au sein du comité.
Le quorum des réunions est atteint lorsqu’il y a une majorité des membres du comité, présents en personne ou par téléphone ou via un autre moyen de télécommunication permettant à toutes les personnes participant à la réunion de s'exprimer et de s'entendre. Les décisions sont habituellement prises par consensus.
Le comité doit pouvoir communiquer avec les dirigeants et les employés de la SRC, avec les auditeurs externes et leurs conseillers juridiques, et avoir accès aux renseignements concernant la SRC s’il les juge nécessaires ou souhaitables pour s'acquitter de ses devoirs et responsabilités.
Le comité peut, à sa seule discrétion, engager des conseillers en rémunération, des conseillers juridiques indépendants ou d'autres conseillers aux frais de la SRC, s’il les juge nécessaires ou souhaitables pour s'acquitter de ses devoirs et responsabilités.
3. Réunions
Le comité se réunira régulièrement et au moins deux fois par an. Tout membre du comité peut convoquer une réunion du comité. Le comité tiendra des séances à huis clos en l’absence de la direction à chaque réunion (à moins que les membres du comité présents ne souhaitent pas qu'une telle séance soit tenue).
4. Devoirs et responsabilités en cours
Au nom du Conseil, gérer les processus administratifs liés à la politique sur les conflits d'intérêts de la SRC et en faire rapport au Conseil ;
Élaborer et, à l'occasion, examiner les descriptions de poste du président et du directeur général et recommander au Conseil les propositions de modifications ;
Appuyer l'examen annuel des mandats des comités du Conseil ;
Dresser le bilan des compétences nécessaires au sein du Conseil et des comités et, le cas échéant, proposer des modifications au Conseil ;
Élaborer et proposer un processus annuel d'autoévaluation pour le Conseil : critères, approche, application du processus, résultats et suggestions pour améliorer la performance du Conseil ;
Soutenir le renouvellement annuel du Conseil dans la liste des membres du Conseil qui sera proposée à l'assemblée annuelle des membres.
Élaborer et proposer des documents d'orientation pour les nouveaux membres du Conseil ;
Proposer au Conseil une procédure de gestion des conflits d'intérêts réels ou émergents ;
Élaborer et proposer une procédure administrative pour traiter les plaintes, ainsi qu'une politique de dénonciation des abus.
Désigner les dirigeants du Conseil d'administration et les membres des comités du Conseil d'administration.
5. Approbation / Dates d’examen
Revu et approuvé le : 12/05/2020